Desk-Sharing Konzepte zum Wohlfühlen

Effiziente Flächennutzung ist eine Möglichkeit für Unternehmen, wie sie dem aktuellen Kostendruck begegnen können. Deshalb werden vielerorts Büroräume neu gedacht, und es etablieren sich in immer mehr Organisationen Desk-Sharing-Konzepte. Ein Trend, der Chancen eröffnet, aber auch einige Herausforderungen mit sich bringt. 

Denn ob die Rechnung am Ende des Tages aufgeht, hängt von der Umsetzung ab. Wenn Arbeitsplätze gut ausgestattet und die einzelnen Zonen passend zur Arbeitskultur geplant werden, steckt in der flexiblen Büroorganisation viel Potenzial.

Eine wichtige Voraussetzung ist es, dass die Mitarbeitenden flexibel arbeiten und viele Kollegen und Kolleginnen remote, bei Kundenterminen oder im Außendienst tätig ist. Auch wenn alles dafür spricht, das Büro agiler zu organisieren und auf eine freie Platzwahl zu setzen, ist eine genaue Analyse und eine kooperative Vorgehensweise wichtig. Desk-Sharing muss zur Arbeitskultur passen – und die Mitarbeitenden sollten das Konzept mittragen, damit eine dauerhafte Identifikation und Motivation gewährleistet ist. 

• Bauliche Voraussetzung: Machen die Räume eine Zonierung und Möblierung möglich, in der keine sichtbaren Hierarchien und Unterschiede existieren?
• Mitarbeiterstruktur und Führungskultur: Wie viele Menschen aus unterschiedlichen Abteilungen nutzen die Fläche? Kann die Desk-Sharing-Idee konsequent und ohne viele Ausnahmen organisiert werden?
• Clean Desk Policy: Ist die Belegschaft mit den Anforderungen an leere Arbeitsplätze vertraut?
• Flexibel einstellbares Mobiliar: Ist ein einheitliches, hochwertiges und individuell einstellbares Mobiliar vorhanden?
• Digitale Büroorganisation: Sind die technischen und digitalen Voraussetzungen dafür gegeben, dass alle auf relevante Daten und Systeme zugreifen können?
• Workspace Management: Nutzen Sie bereits digitale Tools zur Planung von Räumen und zum Einstellen von Möbeln? Ist eine ausreichende Anzahl von Arbeitsplätzen vorhanden?
• Zonierung: Gibt es Rückzugsbereiche und Möglichkeiten zum ungestörten Arbeiten, wenn Privatsphäre nötig ist? Sind Co-Working- und Gemeinschaftsbereiche da?

Desk-Sharing ist ideal für agil arbeitende Teams. Der Wechsel des Arbeitsplatzes kann die Kreativität und den Austausch fördern. Denn wer täglich den Platz wechselt, hat mit unterschiedlichen Kolleginnen und Kollegen Kontakt – auch aus anderen Abteilungen, sieht das Büro immer wieder aus einer neuen Perspektive und vergrößert seinen interpersonellen Radius. So kann leichter in unterschiedlichen Teams gearbeitet werden.

• Platz- und Kostenersparnis
• Flexibilität und Kreativität
• mehr Interaktion, aktive Form des Miteinanders
• Abbau von Hierarchien
• hybride Arbeitsformen werden einfacher (Wechsel zwischen Präsenz- und remoter Arbeit leichter)
• Arbeitgeberattraktivität (Agilität ist ein wichtiger Aspekt einer modernen Arbeitskultur)
• zufriedene Mitarbeitende (wenn die Räumlichkeiten optimal auf Arbeitsprozesse abgestimmt sind und effizient gearbeitet werden kann)

Ein Büro ohne feste Arbeitsplätze sollte über eine andere Infrastruktur und ein eigenes Konzept verfügen. Die Zonierung spielt hier eine wichtigere Rolle: Wo kommen die Mitarbeitenden an? Was tun sie als erstes? Eine Möglichkeit zum Verstauen der persönlichen Dinge wie das ACTA.PLUS Locker System sorgt dafür, dass sie mit dem guten Gefühl, alles sicher verwahrt zu wissen, in den Tag starten.

Unsere ACTA.PLUS Locker Schränke können einen ersten Fixpunkt im Büro markieren. Hier wählen Sie Ihr eigenes Fach, dessen Farbe zur Tagesstimmung passt, und bringen all das unter, was Sie in den nächsten Stunden nicht brauchen. Ein kurzer Austausch mit Kolleginnen oder Kollegen zu den tagesaktuellen To Dos an der Theke oder in der Kaffeebar bietet Gelegenheit, sich auf den Tag einzustimmen. Gerade die Socializing-Areas lassen sich in unseren Arbeits- und Stilwelten passend zur Arbeitskultur des Unternehmens einladend und komfortabel gestalten.

Eine flexible Arbeitsplatznutzung braucht eine solide und flexible Ausstattung. Mit Blick auf sich ändernde Anforderungen wählen Sie am besten eine Möblierung, die sich an neue Situationen anpassen kann, wie unser Tischsystem TALO.YOU. Stichwort Flexibilität: Je besser sich Tisch und Stühle auf die Nutzenden einstellen lassen, desto gesünder ist der Arbeitstag.

Privatsphäre und Akustik sind zwei weitere Aspekte, die für eine gesunde und stressfreie Arbeitsatmosphäre unerlässlich sind. Idealerweise verfügen die Arbeitsplätze über Schall absorbierende Paneele wie INSIDE.30. Auch Telefonboxen wie unsere QUIET.BOX oder TALK.BOX und Raum-in-Raum-Lösungen wie die THINK.TANK oder MEET.IN tragen zu einer guten Arbeitsatmosphäre bei.