Gut ankommen.

Empfangsbereiche sind wichtig. Sie sind verantwortlich für den ersten Eindruck, den ein Mensch beim Betreten eines Gebäudes hat. Und den gilt es bestmöglich zu gestalten. Warum? Weil dieser Ort im Idealfall die Identität und das Selbstverständnis des Unternehmens oder der ganzen Organisation widerspiegelt – wie eine Visitenkarte oder ein erster Blickkontakt. Hier können Impulse zur Wiedererkennung einer Marke oder Persönlichkeit platziert werden. Dabei spielen sowohl gestalterische als auch zwischenmenschliche, soziologische Aspekte eine wichtige Rolle.

Im Eingangsbereich gilt es, alle Sinne anzusprechen – um bei den Menschen, die das Gebäude betreten (übrigens auch bei der eigenen Belegschaft), das Gefühl entstehen zu lassen, willkommen zu sein. Was ist dafür unverzichtbar? Ein freundliches und einladendes Ambiente. Sauberkeit und Frische. Einfachheit. Die Empfangstheke sollte kein Bollwerk darstellen, das Distanz schafft. Schließlich möchte man hier zum Dialog einladen. Höhe und Materialbeschaffenheit spielen also eine maßgebliche Rolle.

Es gibt aktuell den Trend, sich auch in Verwaltungsgebäuden an der Gestaltung von Hotellobbys zu orientieren. Die vielfältige Ausstattung wirkt ungezwungener und informeller, man begegnet sich im Stehen, kommuniziert auf Augenhöhe. Warte- und Loungemöbel sind idealerweise funktional und bequem. Doch Achtung: Eine eher normale Sitzhöhe empfinden Besucher meist als angenehmer für den Körper, da sie sich nicht aus tiefen Sesseln erheben müssen, wenn ihre Ansprechpartner sie in Empfang nehmen. Stilistisch bieten sich Möbel an, die formal zur Gebäudearchitektur passen, wie unsere Beispiele aus den Stilwelten PURE und FLOW verdeutlichen.

Es lohnt sich, den Trend zum „Nature Priming“ aufzugreifen und Pflanzen oder Naturerlebnis-se zu nutzen, um den ersten Eindruck so nachhaltig und inspirierend wie möglich zu gestalten. Auch der Einsatz von Kunst ist ein geeignetes Mittel, um das Warten zu inszenieren. Man entführt die Besucher in eine andere Welt und überhöht diesen echten Ort, macht ihn noch stärker. Das wirkt – vielleicht nicht immer bewusst – unbewusst aber ganz bestimmt inspirierend und bereichernd. Unternehmen schmücken Foyers seit jeher auch mit eigens dafür gestalteten Werken und Installationen – sie tragen damit zu einem kulturellen Diskurs bei und unterstreichen die eigene Positionierung.

Das Ankommen beginnt nicht erst im Foyer. Schon vorher nähert man sich einem Gebäude und macht sich ein Bild vom Wesen des Unternehmens. Bereits hier ist es wichtig, auf Klarheit und eine einfache Wegführung zu achten oder Pflanzen (Vorgärten, Alleen oder begrünte Fassaden) bewusst einzusetzen. Der Vordenker der Erlebniswirtschaft Christian Mikunda spricht davon, dass die Vorinszenierung durch Natur uns gelassener werden lässt. Lärm oder stressige Momente lassen sich damit leichter ertragen.

Besucher, die ein Gebäude betreten, haben meist ein konkretes Anliegen, einen Termin. Eine Anreise, die manchmal auch mehrere Stunden dauerte, liegt hinter ihnen. Wo können sie Ge-päck oder Kleidung verstauen? Ist am Empfang eine Möglichkeit dafür vorgesehen? Hier sollte genügend Platz für Garderobe, Schränke oder auch ein separater Aufbewahrungsraum zur Verfügung stehen. Natürlich darf eine Toilette zum Frischmachen nicht fehlen! Denn dann kann sich vielleicht direkt bei der Ankunft ein Moment der Entspannung einstellen.

In Zeiten der digitalen Kommunikation ist es sinnvoll, Empfangsbereiche mit einer zeitgemäßen Technik auszustatten. Die Wartezeit wird gerne mit dem Nutzen digitaler Geräte (Laptop, iPad oder Handy) überbrückt. Daher freuen sich Besucher sicher, wenn sie Wifi nutzen können und das Login so einfach wie möglich zugänglich ist. Nutzen Sie die Möglichkeit, im Foyer auch über das Unternehmen zu informieren? Hier bieten sich neben echten Gesprächspartnern entweder Bildschirme oder auch Collagen bzw. Rauminstallationen (Vitrinen etc.) an. Interaktive Lösungen, die Besucher zum Entdecken einladen, sind ebenfalls charmant. Haben Sie sich schon einmal über den Einsatz von humanoiden Robotern Gedanken gemacht? Sophia, Pepper und Co. werden bereits auch als Empfangsassistenten erfolgreich genutzt.

Neben einem freundlichen Empfang verstärken Gesten wie das Anbieten von Wasser, gutem Kaffee oder kleinen Snacks das Gefühl, willkommen zu sein und wertgeschätzt zu werden. Hier gelten die gleichen Regeln wie in der Hotellerie: Je mehr Services Sie bieten, desto eher fühlen sich Besucher als Gäste.

Das sollte auch für den Abschied gelten. Wenn die Abreise dadurch bequemer wird, dass das Taxi schon bereitsteht oder die Besucher einen Müsliriegel bzw. eine Flasche Wasser als Reiseverpflegung überreicht bekommen, dann wird aus der Verabschiedung vielleicht ein freudiges Wiedersehen.