Auto-organisation au sein du bureau principal

Aujourd'hui, télétravail

Nos quatre conseils pour vous organiser

COMMENT BIEN VOUS ORGANISER DANS VOTRE TRAVAIL

Le concept de nouveau travail, c'est-à-dire travailler sans contraintes géographiques, en autonomie et avec plus de flexibilité, circule déjà dans les entreprises depuis quelques années. Aujourd'hui, ce scénario futuriste a rejoint la réalité plus vite que nous ne le pensions : depuis mars 2020, beaucoup de personnes travaillent depuis leur domicile pour protéger leur santé et ralentir la propagation du coronavirus. La numérisation offre un gros avantage : l'activité économique peut quand même se poursuivre, du moins en partie. Cependant, le passage brutal au télétravail constitue un défi pour bon nombre d'entre nous. Les entreprises doivent fournir à toute vitesse les matériels et les logiciels correspondants, et les employés doivent s'adapter le plus rapidement possible à la nouvelle situation chez eux et parfois aussi se familiariser avec une nouvelle technologie. En étant le plus efficace possible, évidemment.

"Je mets vite une lessive en route" : connaître les embûches ... et les éviter

Les entraves à la productivité sont plus nombreuses à la maison qu'au bureau. Les connaître, c'est la première étape d'une journée de travail efficace. La phase actuelle comporte vraisemblablement un "frein à la productivité" qui, en d'autres temps, vous fait très plaisir et vous procure des instants de bonheur : vos enfants. En effet, il est très probable qu'ils soient aussi à la maison ces temps-ci. S'ils sont assez grands, vous pouvez établir avec eux (ou avec la personne qui vient pour les garder) un plan pour chaque jour. Les périodes de travail et de loisirs sont ainsi définies à l'avance et claires pour tout le monde.

Règle no 1 : tout planifier

Si vous avez élaboré un emploi du temps avec votre famille ou vos enfants, vous pouvez vous en servir pour organiser votre propre journée. Elle se construira peut-être autour des tâches à exécuter, autour de téléconférences (par téléphone ou vidéo) au cours desquelles les tâches seront réparties. Peu importe la structure de votre plan pour la journée : il vous aidera à définir les bonnes priorités et à penser à tout ce qui est important. Il est également très utile de définir un objectif et de l'atteindre. On a ainsi bonne conscience quand on arrête le travail en fin de journée.

Règle no 2 : définir des horaires de travail et les respecter

Les frontières entre vie professionnelle et vie privée deviennent soudainement floues dans le cadre du télétravail. Si vous ne devez pas vous concerter souvent avec des collègues ni faire en sorte que les clients puissent vous joindre, vous pouvez effectuer votre travail lorsque votre productivité est au maximum. Mais pour pouvoir faire une pause psychologique de temps en temps, il est bon de définir exactement ses heures de travail. Évitez de mettre une lessive en vitesse ou de passer l'aspirateur lorsque vous êtes en fait en train de travailler. Et de même, d'écrire un courriel en vitesse sur le canapé pendant que les enfants jouent. La relation vie professionnelle/vie privée sera ainsi plus équilibrée. Ce qui nous amène au sujet suivant : le poste de travail.

Quelques règles de productivité

Établir des plans (et les rejeter s'il y a lieu)
Définir des horaires de travail et les respecter
Séparer travail et vie privée
Se concentrer et ne pas se laisser distraire

Règle no 3 : créer un poste de travail

Créez un lieu explicitement consacré au travail. Si vous n'avez pas de pièce séparée qui sert de bureau, définissez un autre endroit réservé à votre télétravail – et ce serait bien que ce ne soit pas le canapé car il est destiné uniquement à la détente ! Même si votre table de travail n'est pas réglable en hauteur, une chaise qui offre cette possibilité et qui s'adapte à vous garantira l'ergonomie de votre poste de travail.

Règle no 4 : ne pas se laisser se distraire

Les enfants ne sont pas la seule distraction potentielle qui (ne) vient (pas) à point quand on travaille à domicile : les bruits, les courriels, les messages, les appels, les animaux domestiques ou les tâches ménagères soi-disant urgentes entrent aussi dans cette catégorie. On sait maintenant que le multitâche ne fonctionne pas vraiment parce que la concentration retrouve son niveau maximal seulement au bout de vingt minutes après que l'on a consulté ses courriels, par exemple.

Donc, que faire pour être le plus efficace et le plus rapide possible dans son travail ?

Commencez la journée sur un bureau en ordre.
Veillez à réduire les bruits ambiants.
Définissez des périodes pour les courriels et ne les consultez pas sans arrêt.
Le mieux est aussi de ranger votre téléphone portable si vous n'attendez pas d'appel important.

À propos : le rythme de travail idéal est 52-17. Travailler en se concentrant pendant 52 minutes puis faire une pause de 17 minutes, c'est du moins ce que des études ont confirmé. Vous pouvez alors jouer avec les enfants et faire une pause active en plein air … ou bien vous mettez la machine à laver en route.

Sources utilisées :

Gifford, Julia : "The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity" à l'adresse :

https://www.themuse.com/advice/the-rule-of-52-and-17-its-random-but-it-ups-your-productivity (consulté le 17/03/2020)

Sturm, Stefan : "How to get things done – So arbeitet ihr produktiv und stressfrei von zu Hause" à l'adresse https://www.jimdo.com/de/magazin/produktiv-zuhause/ (consulté le 17/03/2020)

Kreuschner, Daniel : "Produktivität: Das ist der perfekte Arbeitsrhythmus" à l'adresse : https://www.smartworkers.net/2016/02/produktivitaet-der-perfekte-arbeitsrhythmus/ (consulté le 17/03/2020)

Dobe, Bettina : "E-Mails checken macht dumm." à l'adresse : https://www.cio.de/a/e-mails-checken-macht-dumm,2970812 (consulté le 17/03/2020)