Ça tourne !

• Un cadrage parfait

Être trop près de la caméra donne un air menaçant, en être trop loin un air d'indifférence. (De même, le micro est réglé pour fonctionner au mieux à une certaine distance de l'écran. S'il est trop près de la bouche, les autres participants entendent toute la respiration.) Le cadrage doit montrer la tête et les épaules, c'est-à-dire ce qui correspond à un portrait ou un plan rapproché classiques. Plus l'arrière-plan et l'éclairage sont jolis, mieux c'est.

• Micro externe

Le micro doit absolument assurer une bonne qualité sonore car lorsque le son est net et clair, vous êtes perçu comme plus compétent et plus abordable par les autres participants. Plus vos présentations en visioconférences sont fréquentes, plus il est intéressant d'investir dans un micro externe.

• Regardez droit dans la caméra.

Si vous participez souvent à des visioconférences, cela vaut la peine aussi d'investir dans une caméra vidéo externe que vous positionnez à hauteur des yeux. En fixant directement l'objectif, vous faites comprendre que vous communiquez d'égal à égal.

• Maintenez le contact visuel.

C'est un des plus grands défis dans une visioconférence. Fixez l'objectif le plus souvent possible pour établir le contact visuel avec les autres participants, même si cela paraît étrange au début. Pour vous aider et vous orienter, vous pouvez coller un post-it sur la lentille.

• Tenez-vous correctement.

En étant assis bien droit, les bras un peu écartés du tronc, vous manifestez votre présence et votre intérêt.

• Souriez s'il-vous-plaît !

Si votre sourire se fige ou disparaît soudainement parce que vous vous concentrez en cherchant le bouton « Quitter la réunion », cela ne laisse pas une très bonne impression finale.

• Vérifiez la technique en préparant la réunion.
• Soyez ponctuel.
• Veillez à ce que tous les participants aient les documents importants.
• Branchez la caméra et assurez-vous de ne pas être dérangé. De même, ne tapez pas sur votre clavier pendant la conférence mais prenez des notes par écrit.
• Une bonne animation est essentielle :
• Si les participants ne se connaissent pas tous, l'animateur les présente un par un.
• Les animateurs structurent la réunion en suivant un plan précis et évitent que le fil ne se perde, en posant régulièrement des questions ou en revenant au sujet principal. Une bonne animation aide à empêcher les monologues. N'ignorez jamais quelqu'un qui demande la parole. Des signes de la main ou dans le dialogue en ligne peuvent aider.
• Évitez tout désordre sur votre bureau.
• Laissez les autres participants finir de parler. C'est une des règles de comportement les plus importantes en Allemagne. Poser une question fermée sur le sujet est le meilleur moyen pour interrompre un monologue.
• Ne faites pas autre chose en même temps. Les autres participants s'en aperçoivent, cela dérange et en plus, ce n'est pas particulièrement poli.
• Soyez brefs, pour que la réunion le soit.
• Brève conclusion qui retient les points essentiels, répartition des tâches et échéancier s'il y a lieu.

Un siège de bureau qui permet une assise dynamique vous aide à rester actif pendant la visioconférence et à faire bonne impression. Si vous êtes bien assis, à l'aise avec votre équipement et veillez à ce que l'arrière-plan soit agréable, vous gagnerez la sympathie des autres participants.