Desksharing met behaaglijkheids-factor

Een efficiënt ruimtegebruik is een mogelijkheid voor bedrijven om het hoofd te kunnen bieden aan de huidige kostendruk. Daarom worden op veel plaatsen kantoorruimten opnieuw doordacht, en in steeds meer organisaties zijn desksharing-concepten niet meer weg te denken. Een trend die kansen biedt, maar ook enkele uitdagingen met zich meebrengt. 

Want of het uiteindelijk een succes wordt, hangt af van de praktische uitwerking. Wanneer werkplekken goed zijn ingericht en de afzonderlijke zones in lijn met de arbeidscultuur worden gepland, beschikt een flexibele kantoororganisatie over ongekende mogelijkheden

Een belangrijke voorwaarde is dat medewerkers flexibel kunnen werken en dat veel collega’s op afstand werkzaam zijn, bijv. in de buitendienst of in het kader van klantafspraken. Ook als alle seinen op groen staan voor een flexibelere organisatie van het kantoor met vrije plaatskeuze, is een nauwkeurige analyse en een coöperatieve aanpak belangrijk. Desksharing moet passen bij de arbeidscultuur – en de medewerkers moeten het concept uitdragen, zodat een duurzame identificatie en motivatie is gewaarborgd. 

• bouwkundige situatie: zijn de ruimten geschikt voor een zonering en meubilering die zichtbare hiërarchische structuren en verschillen wegneemt?
• medewerkersstructuur en stijl van leidinggeven: hoeveel mensen uit verschillende afdelingen maken gebruik van de ruimte? Kan het desksharing-concept consequent en zonder veel uitzonderingen worden georganiseerd?
• clean-desk-beleid: is het personeel vertrouwd met de eisen die worden gesteld aan lege werkplekken?
• flexibel instelbaar meubilair: is er uniform, hoogwaardig en individueel instelbaar meubilair aanwezig?
• digitale kantoororganisatie: zijn de technische en digitale voorwaarden aanwezig dat iedereen toegang kan krijgen tot relevante gegevens en systemen?
• workspace management: maakt u reeds gebruik van digitale tools voor de planning van ruimten en voor het instellen van meubilair? Zijn er voldoende werkplekken?
• zonering: zijn er stiltewerkplekken en mogelijkheden om ongestoord te werken als er behoefte is aan privacy? Zijn er co-working-ruimtes en gemeenschappelijke ruimten?

Desksharing is ideaal voor flexibel werkende teams. Maar het afwisselen van de werkplek kan ook in het algemeen de creativiteit en de uitwisseling van gedachten bevorderen. Want wie elke dag op een andere werkplek zit, komt in contact met verschillende collega’s – ook die van andere afdelingen –, ziet het kantoor steeds vanuit een nieuw perspectief en verbreedt zijn scala aan intermenselijke contacten. Zo kan eenvoudiger worden gewerkt in verschillende teams.

• ruimte- en kostenbesparing
• flexibiliteit en creativiteit
• meer interactie, actieve vorm onderlinge samenwerking
• minder hiërarchische organisatiestructuren
• hybride werkvormen worden eenvoudiger (afwisseling van werken op kantoor en werken op afstand wordt eenvoudiger)
• werkgeversaantrekkelijkheid (flexibiliteit is een belangrijk aspect van een moderne arbeidscultuur)
• tevreden medewerkers (als de ruimten optimaal op arbeidsprocessen zijn afgestemd en er efficiënt kan worden gewerkt)

Een kantoor zonder vaste werkplekken moet beschikken over een andere infrastructuur en een eigen concept. De zonering speelt hier een belangrijkere rol: Waar komen de medewerkers aan? Wat doen ze als eerste? Een mogelijkheid voor het opbergen van de persoonlijke spullen, zoals het ACTA.PLUS lockerkastsysteem, zorgt ervoor dat ze met het goede gevoel dat alles veilig opgeborgen is, de dag beginnen.

Onze ACTA.PLUS lockerkasten kunnen een eerste ijkpunt op kantoor markeren. Hier kiest u uw eigen vak, waarvan de kleur bij de stemming van de dag past, en bergt u alles op wat u de komende uren niet nodig hebt. Een kort gesprek met collega’s over wat er die dag allemaal op de rol staat aan balie of koffiebar biedt de gelegenheid om zich op de dag voor te bereiden. Juist de ontspanningszones kunnen in onze werk- en stijlwerelden passend bij de arbeidscultuur van het bedrijf uitnodigend en comfortabel worden vormgegeven. Hieronder meer over dit onderwerp.

Voor een flexibel gebruik van de werkplek is een degelijke en flexibele inrichting nodig. Kies met het oog op veranderende behoeften bij voorkeur een meubilering die zich kan aanpassen aan nieuwe situaties, zoals ons tafelsysteem TALO.YOU. Motto flexibiliteit: hoe beter de tafel en de stoelen op de gebruikers kunnen worden ingesteld, hoe gezonder de werkdag.

Privacy en akoestiek zijn nog twee aspecten die absoluut noodzakelijk zijn voor een gezonde en ontspannen werksfeer. Idealiter beschikken de werkplekken over geluidsabsorberende panelen als INSIDE.30. Ook telefoonboxen als onze QUIET.BOX of TALK.BOX en ruimte-in-ruimte-oplossingen als de THINK.TANK of MEET.IN dragen bij tot een goede werksfeer.