De camera loopt

• Het perfecte beeldfragment

  Wie te dicht voor de camera zit, kan er ietwat onheilspellend uitzien, wie te ver weg zit komt al snel ongeïnteresseerd over. (Ook de microfoon is zo ingesteld dat deze bij een bepaalde afstand van het beeldscherm optimaal werkt. Als hij zich te dicht bij de mond bevindt, kunnen de andere deelnemers elke ademhaling horen.) Het beeldfragment moet hoofd en schouders bevatten, wat dus neerkomt op een klassieke portret- of nabijheidsinstelling. Hoe mooier de achtergrond en de verlichting, hoe beter.

• Externe microfoon.

  De geluidskwaliteit van de microfoon moet beslist goed zijn: met een zuiver en helder geluid maakt u een meer deskundige en benaderbare indruk op de andere deelnemers. Als u vaker deelneemt aan een videoconferentie, is de aanschaf van een externe microfoon het overwegen waard.

• Kijk recht in de camera.

  Ook hier geldt: als u regelmatig aan videoconferenties deelneemt, is een externe videocamera op ooghoogte een welbestede investering. Door recht in de lens te kijken, maakt u duidelijk dat u ook ‘op ooghoogte’ – en dus op voet van gelijkheid – communiceert.

• Houd oogcontact.

  Dit is een van de grootste uitdagingen bij videoconferenties. Kijk zo vaak mogelijk in de lens om oogcontact met de andere deelnemers te maken, ook als het aanvankelijk gek aanvoelt. Als ondersteuning kunt u ter oriëntatie een post-it op de lens plakken.

• Zorg ervoor dat u rechtop zit.

  Met een rechte zithouding en een beetje afstand tussen de armen en het bovenlichaam maakt u een aanwezige en geïnteresseerde indruk.

• Altijd vriendelijk kijken!

  Een glimlach die abrupt verdwijnt omdat u net bezig bent de ‘meeting verlaten’-knop te zoeken, laat niet bepaald een goede laatste indruk achter.

• Check van te voren of alles technisch werkt.
• Zorg ervoor dat u op tijd voor het scherm zit.
• Zorg ervoor dat alle deelnemers beschikken over alle belangrijke documenten.
• Zet de camera aan en zorg ervoor dat u niet wordt gestoord. Daar hoort ook bij dat u niet gelijktijdig op het toetsenbord klopt, maar aantekeningen met de hand maakt.
• Een goede gespreksleiding is van groot belang.
• Als niet alle deelnemers bekend zijn, stelt de presentator ze allemaal een voor een voor.
• Een presentator structureert de meeting met een heldere agenda en voorkomt dat deelnemers afhaken, door regelmatig vragen te stellen of door het kernthema te memoreren. Een goede gespreksleider ziet erop toe dat geen der deelnemers te lang aan het woord is. Wees alert op deelnemers die het woord vragen. Een handgebaar of een opmerking in het chatvenster kunnen uitkomst bieden.
• Spreek van achter een opgeruimd bureau.
• Laat andere deelnemers uitpraten. Dit is een van de belangrijkste spelregels van online vergaderingen. Monologen kunnen overigens het beste worden onderbroken met een gesloten vraag over het thema.
• Houd u niet gelijktijdig bezig met andere zaken. De andere deelnemers hebben dat in de gaten, het zorgt voor irritaties en maakt bovendien een onbeleefde indruk.
• Houd het – en daarmee de meeting – kort.
• Korte afronding met opsomming van de centrale punten, de taakverdeling en het tijdpad.

Een bureaustoel waarop u dynamisch zit, helpt u betrokken te blijven bij de videomeeting en goed over te komen. Als u goed zit, zich prettig voelt in uw outfit en voor een aantrekkelijke achtergrond zorgt, komt u sympathieker over.