Vergaderingen productief maken
Vergaderingen productiever maken
Korte check-in: Hoe voel je je als je denkt aan je laatste vergadering? Kun je je het gevoel achteraf herinneren? Was je gemotiveerd en vol energie? Of verward en moe?
Voor velen van ons maken vergaderingen deel uit van ons dagelijks werk. Helaas bereiken ze niet altijd hun doel, namelijk problemen vanuit verschillende perspectieven belichten, nieuwe inzichten opdoen en betere resultaten leveren. Er zijn enkele basisregels die dit succesvoller kunnen maken. Een daarvan hebben we hier al geïmplementeerd:
Vergaderingen als tijdvreters: Vandaag de dag besteden managers meer dan 20 uur per week aan vergaderingen. Tegelijkertijd zeggen ze dat slechts 17% van hun vergaderingen productief zijn en tijd goed besteden.
1. Aan het begin en einde staan check-in en check-out.
- Bij de check-in praten alle deelnemers kort met elkaar en delen hun gevoelens. Dit schept nabijheid en legt de basis voor constructieve samenwerking.
- Bij het uitchecken wordt kort gereflecteerd op de bijeenkomst en is er ruimte voor optimalisatiesuggesties.
2. Het doel is bij iedereen bekend.
- Wat wil je bereiken met de geplande vergadering? Als het doel duidelijk is, is het gemakkelijker te bereiken.
- Als het al gecommuniceerd is met de uitnodiging, kun je ook zelf beslissen of jouw bijdrage belangrijk en jouw deelname noodzakelijk is.
Constructieve vergaderingen verhogen het succes van het bedrijf: Studies tonen aan dat constructief gedrag in vergaderingen de werktevredenheid verhoogt en correleert met het latere succes van het bedrijf.
3. De vergadering heeft een duidelijke structuur.
- Een agenda helpt om alle deelnemers gefocust te houden. Idealiter wordt de agenda vóór de vergadering opgesteld en laat hij ruimte voor spontane onderwerpen.
4. Vergaderingen hebben voorbereiding nodig.
- Vergaderingen hebben structuur en dus voorbereiding nodig. Het is goed om te onthouden dat elke minuut individuele voorbereiding tijd bespaart voor elke persoon die aanwezig is bij de vergadering en het risico verkleint dat dingen uit de hand lopen.
5. Vergaderingen worden efficiënter door facilitering.
- Duidelijk leiderschap is nodig bij het faciliteren van een vergadering.
- Facilitators houden de vergadering op schema en gefocust op het doel. Ze beslissen zelfs welke bijdragen en discussies op een bepaald moment nuttig zijn.
6. Strategie, operationeel, relatie? De focus ligt op één niveau.
- Of het nu gaat om onopgeloste conflicten of om principiële strategische discussies, terwijl eigenlijk alleen de volgende stappen van een project worden gepland - het bespaart tijd (en zenuwen) om slechts één niveau in de vergadering te bespreken.
Tijd is een nulsomspel. Elke minuut in een nutteloze vergadering steelt tijd voor individueel werk, dat net zo belangrijk is voor creativiteit en efficiëntie
7. De rollen zijn verdeeld.
- Naast de standaard rollen in vergaderingen (notuleren, modereren, tijd bijhouden) is je eigen rol ook belangrijk: In welke rol spreek je op dit moment? Dit houdt de focus meer op de zaak en minder op mensen / ego's.
8. Sommige discussies / onderwerpen worden gewoon uitbesteed.
- Er moet in de vergadering ruimte zijn voor onderwerpen die alle aanwezigen aangaan. Het is de moeite waard om discussies in te korten (moderatie!) of uit te besteden aan een 1:1 vergadering.
Vergaderingen zijn essentieel voor samenwerking, creativiteit en innovatie. Ze bevorderen vaak de verstandhouding en het delen van informatie. Ze bieden tastbare voordelen.
9. Ze gaan over updates, veranderingen, nieuwe dingen.
- In plaats van te praten over wat er niet is gebeurd of wat er fout is gegaan (niet relevant voor het team), zou de vergadering moeten gaan over wat er nog gedaan of bereikt moet worden.
10. Resultaatgericht taalgebruik.
- Duidelijke vragen en boodschappen zijn gebaseerd op "ik" en "jij" en actief taalgebruik. In plaats van "Je zou moeten", gebruik je beter "Ik heb van jou nodig ...".
💡 Nog meer tips: Goede vergaderingen …
- hebben een open agenda
- gaan over echte problemen van de betrokkenen (en niet van de niet-aanwezigen)
- leiden tot duidelijke volgende stappen
Korte check-out: Welke van de hier genoemde regels zijn nuttig voor jou? Wat kun je direct toepassen tijdens de volgende vergadering? Kleine herinnering: Elke verbeterde vergadering levert een echte toegevoegde waarde op voor je organisatie!
De juiste hardware voor vergaderingen
König + Neurath rust vergaderruimtes uit. Hoe verschillend ze ook zijn. Van een akoestisch geoptimaliseerde retraite in een open ruimte tot een flexibel tafelsysteem voor uw volgende videoconferentie - wij gaan graag met u om de tafel zitten.
Voor dit tijdschriftartikel hebben we ons laten inspireren door het innovatieve zakenmagazine voor het nieuwe werken Neue Narrative (een aanrader!) en hebben we de volgende bronnen gebruikt:
(2022, 12 april). Time Online. De vergaderplaag: te veel vergaderingen zijn schadelijk voor bedrijven. URL: https://www.zeit.de/news/2022-04/12/zu-viele-besprechungen-sind-schaedlich-fuer-unternehmen?utm_referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F (per 19/09/2023).
(2017, juli-augustus). L. A. Perlow, C. Noonan Hadley, E. Eun: Stop de vergadergekte. Hoe tijd vrijmaken voor zinvol werk. URL: //hbr.org/2017/07/stop-de-vergadergekte (per 19.09.2023).
S. Klein: Gebruik deze basisregels om vergaderingen te creëren die energie geven. URL: https://www.neuenarrative.de/magazin/frag-fred-grundregeln-fuer-bessere-meetings (per: 1.09.2023)
Vertaald met www.DeepL.com/Translator (gratis versie)