10+ astuces pour améliorer les réunions

Petit check-in : comment vous sentez-vous lorsque vous pensez à votre dernière réunion ? Pouvez-vous vous souvenir de ce que vous avez ressenti après ? Étiez-vous motivé et plein d'énergie ? Ou confuse et fatiguée ?

Pour beaucoup d'entre nous, les réunions font partie du quotidien au travail. Malheureusement, elles n'atteignent pas toujours leur objectif, à savoir éclairer les questions sous différents angles, faire émerger de nouvelles connaissances et fournir de meilleurs résultats. Il existe quelques règles de base qui permettent de mieux y parvenir. Nous venons d'en appliquer une ici :

1. Au début et à la fin, il y a l'enregistrement et le départ.

• Lors du check-in, tous les participants prennent brièvement la parole et partagent leur état d'esprit. Cela permet de créer une proximité et de jeter les bases d'une collaboration constructive.
• Lors du check-out, la réunion fait l'objet d'une brève réflexion et il y a de la place pour des propositions d'optimisation.

2) L'objectif est connu de tous.

• Quel est l'objectif de la réunion ? Si l'objectif est clairement défini, il est plus facile à atteindre.
• S'il est communiqué dès l'invitation, vous pouvez en outre décider vous-même si votre contribution est importante et si votre participation est nécessaire.

3. La réunion a une structure claire.

• Un ordre du jour aide à ce que tous les participants restent concentrés sur le sujet. Idéalement, l'ordre du jour est fixé avant la réunion et laisse de la place pour les thèmes qui apparaissent spontanément.

4. Les réunions nécessitent une préparation.

• Les réunions ont besoin de structure et donc de préparation. Il est bon de se rappeler que chaque minute de préparation individuelle fait gagner du temps à chaque personne présente à la réunion et diminue le risque de débordement.

5) Les réunions sont plus efficaces avec la modération.

• Lors de l'animation d'une réunion, un leadership clair est nécessaire.
• L'animateur ou l'animatrice veille à ce que le calendrier soit respecté et que l'on se concentre sur l'objectif. Ils décident même quelles contributions et discussions sont utiles à un moment donné.

6. stratégie, opérationnel, relation ? L'accent est mis sur un seul niveau.

• Qu'il s'agisse de conflits non résolus ou de discussions stratégiques de fond, alors qu'il s'agit en fait de planifier les prochaines étapes d'un projet, le fait de ne discuter que d'un seul niveau dans la réunion permet d'économiser du temps (et des nerfs).

7. Les rôles sont répartis.

• Outre les rôles standard en réunion (prise de notes, modération, time keeping), votre propre rôle est également important : dans quel rôle parlez-vous actuellement ? Cela permet de se concentrer davantage sur le sujet et moins sur les personnes / egos.

8. Certaines discussions / thèmes sont tout simplement externalisés.

• Les thèmes qui concernent toutes les personnes présentes doivent avoir leur place dans la réunion. Il vaut la peine d'abréger les discussions (modération !) ou de les transférer à une réunion 1:1.